¿Cómo abordar conflictos de intereses?

Por: Rodrigo García Ocampo Socio – Director
Email: rgarcia@sfai.co

Un estudio del Instituto de Auditores Internos de Australia, indica que muchas de las investigaciones e informes de organismos reguladores y de anticorrupción son producto de conflictos de interés, convirtiéndose esta práctica como una gran amenaza para la administración, el cumplimiento, las normas y la cultura ética empresarial que afecta su la estabilidad financiera, reputacional y de continuidad, situación poco diferente en el ámbito empresarial colombiano.

Los conflictos de intereses están estrechamente relacionados con la corrupción, por lo que las empresas deben trabajar bajo un enfoque estructurado e integral los conflictos de intereses, corrupción y fraude, teniendo en cuenta que estos antivalores empresariales se han convertido en temas claves de interés público, tanto en el sector público como en el privado.

Para hacer frente a esta amenaza, se considera una buena práctica implementar políticas, procesos y estructuras de administración que contribuyan a garantizar que las situaciones de conflictos de intereses se traten de manera ética y dentro de los principios de integridad y honradez aceptados, especialmente si el funcionario responsable de tomar las decisiones se ve comprometido por conflictos de interés, la decisión puede ser vulnerada o afectada, lo que obliga a las empresas a encaminar esfuerzos para diseñar estructuras de gobierno y controles internos que les permitan:

– Mitigar los riesgos asociados a conflictos de intereses.
– Mejorar los procesos de cumplimiento.
– Ayudar en proyectos de integridad y honradez.

Se puede indicar que existe un conflicto de interés cuando se percibe que un individuo puede ser influenciado en su trabajo para poner su propio interés por encima de los de la empresa.

Otro ejemplo de definición es: “Un conflicto de intereses es un conjunto de circunstancias que ponen en riesgo la capacidad de un individuo para aplicar su juicio o actuar en una función, pudiendo quedar afectado, impedido o influenciado por un interés secundario en cualquier situación en la que desempeñe su papel profesional para fines personales u otros beneficios”.

Así las cosas, las empresas se debería obligar a crear un marco de control bajo el cual puedan abordar la problemática de los conflictos de intereses aplicable a empleados, contratistas y aquellos miembros del gobierno corporativo – gerentes y miembros de juntas directivas – que deban tomar decisiones, en los que identifique un marco de control y los procesos para abordar los conflictos de intereses, así:

Marco de control

El marco para controlar los conflictos de intereses debe establece las siguientes acciones a seguir:

(+) Aclarar los conflictos de intereses de todas las personas que se encuentran expuestas a ellos, para que puedan identificarlos y conozcan lo que necesitan hacer.

(+) Ayudar a las personas a evitar los conflictos de intereses innecesarios.

(+) Exigir a las personas a declarar formal y debidamente cualquier conflicto de interés que se les pueda presentar.

(+) Establecer la obligación de que todas las personas gestionen (monitorear) sus conflictos de intereses con sus gerentes o superiores, quienes deben establecer planes de seguimiento a cada caso.

(=) Hacer frente a las infracciones a las normas para que sean debidamente investigadas y se tomen las medidas correctivas correspondientes. (Tratamiento)

Procesos para abordar los conflictos de intereses

Para abordar los conflictos de interés, las empresas deberán gestionar los siguientes procesos:

1. Aclarar los conflictos de interés

Es esencial que las personas comprendan qué constituye un conflicto de interés y cómo deben proceder si se les llega a presentar alguno.

El no entender con claridad los conflictos a los que se exponen, no sabrán evitarlos ni declararlos debidamente o podrían cometer el error de favorecer sus propios intereses.

Si las personas expuestas a estas situaciones no saben cómo reconocer los conflictos y qué hacer al respecto, la probabilidad de que ocurra fraude y corrupción aumenta drásticamente.

Generalmente las actividades para aclarar conflictos incluyen:

– Capacitación apropiada del código de ética y conducta empresarial.
– Capacitación sobre casos prácticos que incluya conflictos de interés.
– Acceso a la información sobre conflictos documentados.

Las medidas tomadas deben estar en consonancia con los riesgos asociados a posibles conflictos de intereses. Es decir, las mejores prácticas pueden incluir:

– Políticas y / o procedimientos escritos sobre conflictos.
– Acceso a información detallada que incluya ejemplos relevantes y posibles preguntas sobre conflictos de interés.
– Formación que aborde en detalle las situaciones importantes que pueden presentarse.
– Recordatorios regulares sobre temas de conflicto de interés.
– Fácil acceso a asesores especializados en conflictos de interés y códigos de buen gobierno.

Los ejemplos de actividades de alto riesgo pueden incluir licitaciones, contratación y otras decisiones con altos niveles de discreción y requisitos importantes de integridad y honradez empresarial.

2. Evitar los conflictos innecesarios

Existen situaciones de conflictos de intereses que pueden ser evitadas fácil y provechosamente, como:

– Evitar interactuar con personas con las que toman decisiones significativas, de una manera que podría dar lugar a la percepción de que existe un interés personal.
– Evitar aceptar grandes obsequios, beneficios u hospitalidad de las personas.

Estas conductas deben evitarse en aquellos sectores económicos donde existen riesgos significativos de que a los empleados sean buscados con la expectativa de un trato más favorable por parte de personas que toman decisiones en asuntos discrecionales; por lo que se hace necesario implementar reglas de empleo adicionales que evitan estos conflictos.

3. Declarar conflictos

Los conflictos de intereses deben declararse siempre por escrito. Esto, evita versiones controvertidas de lo que realmente se dijo y si se declaró debidamente el alcance total del conflicto. También deben declararse a las personas con el nivel jerárquico suficientemente alto en la estructura organizacional. Si la organización mantiene un registro de conflicto de intereses, debe haber un proceso para asegurar que todos los conflictos declarados se inscriban en dicho registro.

Además del proceso de declaración, los conflictos de intereses también deben divulgarse formalmente, especialmente en los casos donde la integridad y honradez sean temas altamente sensibles.

Los ejemplos incluyen:

– Contratación
– Licitaciones
– Enajenaciones de activos de alto valor
– Selección de entidades para relaciones comerciales significativas.

En estos casos la declaración siempre debe estar documentada e incluida en actas que deben ser objeto de divulgación.

4. Gestionar y supervisar conflictos

El gerente o supervisor asignado debe revisar la declaración escrita de un conflicto con el individuo que la presentó y juntos elaborar un plan para manejar el conflicto.

En general, se deben contar pautas para ayudar a los gerentes a evaluar qué acciones son apropiadas para diferentes situaciones, con el fin de poder manejar adecuadamente cada conflicto.

Idealmente, la directriz predeterminada para infracciones graves debería ser que el empleado no se involucre más en la situación, aunque esto no siempre es práctico y en algunas ocasiones se podrían considerar otras alternativas.

El plan de manejo normalmente debe incluir los requisitos para que el empleado:

– Siempre anteponga los intereses de la organización a los intereses personales.
– No se comunique con otros empleados o entidades que actúan en nombre de su misma organización de una manera que pueda ser percibido como un intento de influenciar en su conducta o decisiones en relación con el asunto.
– No obtenga documentos e información de la organización relacionados con la decisión, transacción o asunto en particular.
– No utilice los recursos de la organización para sus intereses personales en una situación de conflicto de intereses.
– Monitoree la situación de conflicto de interés.
– Presente una nueva declaración dentro de un año si el conflicto aún existe.
– Haga una nueva declaración si los intereses personales o el rol del empleado en la empresa cambian significativamente.

Cuando una persona ya no se ocupa de un asunto debido a conflictos de intereses, ese asunto generalmente no debe ser manejado por un subordinado, la persona que maneja el asunto nunca debe ser supervisada por el empleado que tiene el conflicto.

El plan de manejo debe estar firmado tanto por el gerente como por el empleado. Si se mantiene un registro de conflictos de interés, puede ser apropiado tener una copia del plan de manejo inscrito en el registro. El gerente debe monitorear periódicamente que el empleado esté cumpliendo con el plan de manejo.

5. Hacer frente a las infracciones

Los incumplimientos al código de conducta o a los requisitos de las políticas deben dar lugar a que sean debidamente investigados y, en cada caso, se tomen las medidas necesarias. Dichas medidas pueden incluir:

– Tomar medidas disciplinarias.
– Reconsiderar las decisiones discrecionales.
– Cancelar o renegociar contratos.
– Tomar acciones administrativas contra las entidades asociadas con el interés personal del empleado.
– Ejercer acción legal contra el empleado u otras entidades que correspondan.
– Reportar a los entes de control, vigilancia, regulación y a los organismos anticorrupción.
– Preparar informes policiales en casos donde haya indicios de haber ocurrido actos delictivos.

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