El incumplimiento puede acarrear sanciones
El registro único de beneficiario final: RUB
Por: Rodrigo García Ocampo
Socio – Director
Email: rgarcia@sfai.co
Desde enero de 2022, la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) puso a disposición el Registro Único de Beneficiarios Finales (RUB), un mecanismo dirigido a las empresas del país como el medio por el cual las personas jurídicas y estructuras sin personería jurídica o similar deben suministrar la información de sus beneficiarios finales en las fechas establecidas de conformidad con la Resolución 000164 de 2021 modificada por las Resoluciones 00037 y 001240 de 2022, cuyo plazo de vencimiento de la obligación formal esta por agotarse.
“Los beneficiarios finales de personerías jurídicas son las personas naturales que individual o conjuntamente sean titulares o beneficiarios del 5 % o más”, señala la Ley 2155 de 2021 de Colombia.
La Ley también mencionan que “Los beneficiarios de las estructuras sin personería jurídica son las personas naturales que cuenten con cualidades como: fiduciante, fiduciario, comité fiduciario, fideicomisario y cualquiera que ejerza control final de activos y beneficios”.
Plazos del RUB
El plazo para suministrar la información inicial en el RUB es hasta el 31 de julio de 2023 para las personas jurídicas y las estructuras sin personería jurídica o similares constituidas, creadas u obligadas al 31 de mayo de 2023.
Para las personas jurídicas y las estructuras sin personería jurídica o similares constituidas, creadas u obligadas a partir del 1 de junio de 2023, el plazo es de dos meses siguientes a la inscripción en el RUT o en el SIESPJ, o al momento en que estén obligadas conforme al artículo 4 de la Resolución 000164 de 2021.
El cronograma de la obligación del RUB para el reporte inicial y su actualización es como sigue:
El RUB
El Registro Único de Beneficiarios Finales (RUB) es una obligación formal que deben cumplir las personas jurídicas y las estructuras sin personería jurídica o similares ante la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), consistente en reportar la información de las personas naturales que controlan o se benefician de dichas entidades por parte del Gobierno Corporativo de la entidad.
El objetivo del RUB es fortalecer la transparencia y la prevención del lavado de activos, el financiamiento del terrorismo y la proliferación de armas de destrucción masiva.
Obligados a informar
Los obligados a suministrar información en el RUB son las personas jurídicas y las estructuras sin personería jurídica o similares que se encuentren inscritas en el Registro Único Tributario (RUT) o en el Sistema de Identificación de Estructuras Sin Personería Jurídica (SIESPJ).
Están excluidos del RUB los establecimientos u organismos públicos, entidades descentralizadas (con excepción de las sociedades de economía mixta) y las sociedades nacionales en las que el 100% de su participación sea pública; igualmente, lo estarán las embajadas, misiones diplomáticas, oficinas consulares, organizaciones u organismos internacionales acreditados por el Gobierno Nacional.
Para suministrar la información en el RUB, los obligados deben ingresar al portal web de la DIAN y diligenciar el formulario electrónico dispuesto para tal fin.
La información que debe reportarse incluye los datos generales del obligado, los datos de identificación y contacto de los beneficiarios finales, el porcentaje de participación o beneficio, el tipo y medio de control, y la fecha de inicio y finalización del vínculo.
Los obligados deben realizar un procedimiento de debida diligencia para identificar y verificar a sus beneficiarios finales, y conservar la documentación soporte por un término mínimo de cinco años contados a partir del momento en que se suministre la información en el RUB.
Antes de elaborar el RUB, las entidades deben llevar a cabo los siguientes procedimientos previos:
• Actualizar el RUT con la responsabilidad 55 derivada del RUB, lo que pudo ser actualizada de oficio por la DIAN.
• Identificar a los beneficiarios finales, es decir, las personas naturales que poseen, controlan o se benefician de la entidad en última instancia.
• Recopilar la información necesaria sobre los beneficiarios finales, la cual debe ser veraz, completa y actualizada.
• Realizar un proceso de debida diligencia para verificar y corroborar la información obtenida de los beneficiarios finales.
El procedimiento de debida diligencia implica realizar una investigación exhaustiva sobre los beneficiarios finales con el fin de obtener y corroborar información precisa y confiable.
Esto puede incluir la solicitud de documentos de identificación, comprobantes de domicilio, declaraciones juradas y otra documentación relevante.
La información corroborativa obtenida debe ser guardada por un período mínimo de cinco años, contados a partir de la fecha en que la entidad deje de existir o finalice la relación con el beneficiario final.
La información suministrada en el RUB debe actualizarse cada vez que se presente alguna modificación en los datos reportados, dentro del mes siguiente a la fecha en que ocurra el hecho que genere el cambio conforme los plazos fijados en la Resolución 000164 de 2021 y sus modificatorias.
Asimismo, debe realizarse una confirmación anual de la información dentro del mes siguiente al cierre del año gravable.
El procedimiento para el cargue de datos masivos o individuales para el RUB se encuentra detallado en el Anexo Técnico de la Resolución 000164 de 2021, modificado por la Resolución 001240 de 2022.
El cargue de datos masivos se realiza mediante la transmisión electrónica de archivos planos con la información requerida, previa validación y firma digital.
El cargue de datos individuales se realiza mediante el diligenciamiento manual del Formato 2687 “Reporte de Beneficiarios Finales” y 2688 “Carga Beneficiarios Finales”.
El incumplimiento del RUB puede acarrear sanciones por no enviar información, por enviar información extemporánea o por enviar información inexacta, incompleta o inconsistente, conforme con lo establecido en el Estatuto Tributario.
Beneficiarios finales
Los beneficiarios finales son las personas naturales que cumplen con alguno de los siguientes criterios:
• Ser titular, directa o indirectamente, del 5% o más del capital o de los derechos de voto de la persona jurídica o la estructura sin personería jurídica o similar.
• Beneficiarse en 5% o más de los activos, rendimientos o utilidades de la persona jurídica o la estructura sin personería jurídica o similar.
• Ejercer control directo o indirecto sobre la persona jurídica o la estructura sin personería jurídica o similar por cualquier otro medio diferente a los anteriores.
• Ostentar el cargo de representante legal o tener una mayor autoridad en relación con las funciones de gestión o dirección de la persona jurídica o la estructura sin personería jurídica o similar, cuando no se identifique ningún beneficiario final bajo los criterios anteriores.
Son beneficiarios de las estructuras sin personería jurídica o similares en Colombia, las personas naturales que ostenten cualquiera de las siguientes calidades:
• Fiduciante(s), fideicomitente(s), constituyente(s) o posición similar o equivalente;
• Fiduciario(s) o posición similar o equivalente;
• Comité fiduciario, comité financiero o posición similar o equivalente;
• Fideicomisario(s), beneficiario (s) o beneficiario(s) condicionado(s); y
• Cualquier otra persona natural que ejerza control efectivo/final, o que tenga derecho a gozar y/o disponer de los activos, beneficios, resultados o utilidades
El SIESPJ
El SIESPJ es el sistema a través del cual las estructuras sin personería jurídica o similares que no estén obligadas a inscribirse en el RUT deben obtener un Número de Identificación de Estructuras Sin Personería Jurídica (NIESPJ), que les permitirá suministrar la información en el RUB.
La información que debe reportarse en el SIESPJ incluye los datos generales de la estructura, los datos de identificación y contacto del representante legal o administrador, y los datos de identificación y contacto del contador público o revisor fiscal, si aplica.
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