Las empresas deben establecer políticas de Gestión Documental Digital
Firma electrónica en el contrato individual de trabajo
Por: Anyelo A. Coral H.
Coordinador de Auditoría
Email: acoral@sfai.co
El Gobierno Nacional por medio decreto 526 del 19 de mayo de 2021 y, en atención a los avances tecnológicos que propician nuevos escenarios para impulsar el empleo formal, reglamentó la firma electrónica en el contrato individual de trabajo, la que es necesaria para la formalización de la relación laboral como parte del aseguramiento de su autenticidad y la observancia de los derechos de los trabajadores y empleadores, por lo que la adopción de este paso a la digitalización, se constituye en una herramienta para el desarrollo económico y social del país, que permita la democratización y modernización de la contratación laboral formal en Colombia.
Firma electrónica del contrato de trabajo
Indica el decreto que el contrato individual de trabajo que trata el artículo 39 de Código Sustantivo de Trabajo podrá ser firmado electrónicamente por cualquiera de las partes o por ambas (trabajador y/o empleador); dicho contrato se entenderá firmado por el empelado y por el trabajador, cuando el documento cumpla con las condiciones de firma electrónica o digital establecidas en la ley 527 de 1999 o en el decreto1074 de 2015 o en las disposiciones que los modifiquen, complementen o sustituyan.
Artículo 39 del Código Sustantivo de Trabajo
De otra parte, el artículo 39 del CST, indica lo siguiente en relación contrato individual del trabajo:
“El contrato de trabajo escrito se extiende en tantos ejemplares cuantos sean los interesados, destinándose uno para cada uno de ellos; está exento de impuestos de papel sellado y de timbre nacional y debe contener necesariamente, fuera de las cláusulas que las partes acuerden libremente, las siguientes: la identificación y domicilio de las partes; el lugar y la fecha de su celebración; el lugar en donde se haya contratado el trabajador y en donde haya de prestar el servicio; la naturaleza del trabajo; la cuantía de la remuneración, su forma y periodos de pago; la estimación de su valor, en caso de que haya suministros de habitación y alimentación como parte del salario; y la duración del contrato, su desahucio y terminación.”
Requisitos del contrato de trabajo firmado electrónicamente
El contrato de trabajo firmado electrónicamente deberá cumplir con los requisitos mínimos establecidos en el artículo 39 del código sustantivo de trabajo, o la norma que lo modifique, complemente o sustituya, conforme se indica en la nueva norma.
Firmas (electrónica y/o digital)
La forma de firma a través de medios electrónicos en el contrato individual de trabajo puede darse de la siguiente manera:
Firma electrónica
Es aquella que se obtiene por métodos tales como: códigos, contraseñas, datos biométricos, o claves criptográficas privadas, que permitan la identificación de una persona, en relación con un mensaje de datos siempre y cuando sea confiable y apropiado respecto de los fines para los fines que se utiliza la firma atendida todas las circunstancias del caso, así como cualquier acuerdo pertinente.
Esta firma electrónica tendrá los mismos efectos que la firma manuscrita, si aquella cumple con los requisitos establecidos en el artículo 2.2.2.47.3 del Decreto 1074 de 2015 el que indica que el requisitos de firma manuscrita “quedará cumplido en relación con un mensaje de datos si se utiliza una firma electrónica que, a la luz de todas las circunstancias del caso, incluido cualquier acuerdo aplicable, sea tan confiable como apropiada para los fines con los cuales se generó o comunicó ese mensaje”
Firma digital
Entendida como un valor numérico que se adhiere a un mensaje de datos y que, utilizando un procedimiento matemático conocido, vinculado a la clave del iniciador y al texto del mensaje permite determinar que este valor se ha obtenido exclusivamente con la clave del iniciador y que el mensaje inicial no ha sido modificado después de efectuada la transformación, de acuerdo con los atributos establecidos en el artículo 28 de la Ley 527 de 1999, así:
1. Es única a la persona que la usa.
2. Es susceptible de ser verificada.
3. Está bajo el control exclusivo de la persona que la usa.
4. Está ligada a la información o mensaje, de tal manera que, si éstos son cambiados, la firma digital es invalidada.
5. Está conforme a las reglamentaciones adoptadas por el Gobierno Nacional.
Provisión de medios necesario para el uso de la firma electrónica
En los casos en que un empleador opte por la celebración del contrato de trabajo firmado electrónicamente, debe proveer al trabajador de los medios necesarios para la firma electrónica, por medio de desarrollos tecnológicos propios o contratados con terceros, siempre que cumplan el artículo 2.2.2.47.4 del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015 o la norma que lo modifique, complemente o sustituya, así:
1. Los datos de creación de firma, en el contexto en que son utilizados, corresponden exclusivamente al firmante.
2. Es posible detectar cualquier alteración no autorizada del mensaje de datos, hecha después del momento de la firma.
Conservación y acceso al contrato de trabajo suscrito de firma electrónica. – Requisitos
1. El empleador debe conservar los contratos de trabajo firmado electrónicamente mediante los mecanismos técnicos que garanticen la autenticidad, integridad y disponibilidad de los documentos lo que está regulado de igual manera por la Ley 527 de 1999, en especial, el artículo 8.
2. Estos documentos deben ser entregados por el empleador a través del medio (impreso o Digital) autorizado por el trabajador
3. Los empleadores deben suministrar a las autoridades judiciales; de inspección, vigilancia y control en asuntos laborales y administrativos, los contratos laborales firmados electrónicamente requeridos.
4. El empleador debe garantizar la gestión documental digital de los contratos de trabajo firmados electrónicamente o digitalmente protegiendo su autenticidad, integridad y disponibilidad.
Reglas para el uso de la firma electrónica. – Requisitos
1. La vigencia de la firma corresponde a la misma del contrato y sus correspondientes adiciones y/o modificaciones, en caso de que llegaren a convenirse y/o requerirse.
2. No tendrá ningún costo para el trabajador, correspondiendo exclusivamente al empleador el pago de cualquier valor asociado que se llegase a ocasionar.
3. Su uso entre trabajador y empleador, será exclusivo para la relación laboral sin que, a la finalización de esta, el contrato de trabajo, sus adiciones y/o modificaciones firmado(s) electrónicamente pierdan su validez, eficacia y fuerza probatoria
Teniendo en cuenta las nuevas dinámicas de contratación laboral impartidas por el Gobierno Nacional, las organizaciones deben establecer como una opción la firma electrónica de los contratos laborales que dinamicen los procesos de contratación laboral, adecuando sus procesos de contratación laboral a los cambios del mundo actual, sin desconocer los nuevos requerimientos en que deben incurrir para evitar sanciones y/o demandas laborales, por un procedimiento incorrecto en la firma de contrato firmado digitalmente por las partes, al incluir tareas mediadas por la tecnología.
Es así que, las empresas están llamadas a establecer y mantener políticas y procedimientos de Gestión Documental Digital que es conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las empresas, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación de manera digital en los términos de la ley 527 de 1999 y otras disposiciones técnicas.
SFAI Colombia, ¡Generando Confianza!, a través de sus unidades legales y de consultoría, dispone al servicio de las empresas 25 años de experiencia y una red de oficinas en más de 66 países con el apoyo de más de 11.000 profesionales. Visítenos en www.sfai.co.