La información contable como medio de prueba

Hoy día, se ha hecho común escuchar términos tales como: inspecciones, requerimientos, acciones persuasivas o en el peor de los casos acciones coactivas en virtud de una resolución sanción.

Ser objeto de alguna de estas situaciones, hace que la piel se nos ponga como de gallina, pero en la gran mayoría de las ocasiones, hemos tenido la solución en nuestras manos sin el mínimo conocimiento de cómo se debe proceder ante entidades como la DIAN, UGPP, Alcaldías Municipales , entidades gubernamentales y otras encargadas del control y vigilancia en cualquier ámbito que tienen las facultades para llamarnos al orden o a la claridad respecto de situaciones tributarias, impositivas, contribuciones y demás obligaciones.

Según lo dispuesto en el artículo 19 del Código de Comercio, a groso modo, se indica que todo aquél que sea considerado comerciante, independientemente de si es persona natural y/o jurídica, está obligado a llevar contabilidad de todas sus operaciones diarias y conforme a las prescripciones legales; pero el objeto del presente artículo va más allá de la obligación formal de llevar contabilidad, el tema que nos ocupa es saber identificar qué información podemos convertir en un medio de prueba valido ante terceros, así que quienes estén obligados por disposiciones legales a llevar libros de contabilidad y quienes sin estarlo pretendan hacer valer su información contable como medio de prueba, deben tener en cuenta como mínimo los siguientes aspectos según las normas contables, comerciales y tributarias vigentes, así:

• ¿Qué es la información contable?. Son documentos privados que pueden ser solicitados para inspección vigilancia e intervención del estado, esto atemperado al Artículo 15 de la Constitución Política de Colombia.

• ¿Cuál es el manejo que se debe dar a este tipo de información?. Los libros contables deben ser llevados de acuerdo a los marcos técnicos normativos contables vigentes en Colombia, hoy ajustado a las NIIF (Normas Internacionales de Información Financiera). Artículo 2, Ley 1314 2009.

• ¿Qué documentos hacen parte?. Son parte integral de la contabilidad, todos aquellos comprobantes que sirvan de respaldo de las partidas asentadas en los libros, así como la relacionada con los negocios fundamentado en el Artículo 51 del Código de Comercio.

• ¿Dónde debe permanecer esta información?. Los libros de contabilidad deben reposar en las instalaciones del comerciante, en caso de un examen de los mismos, de acuerdo a lo que se en el Artículo 66 del Código de Comercio.

• ¿Cuánto tiempo debe ser guardada esta información?. Los libros contables y demás soportes deben ser conservados por los comerciantes por un periodo de diez (10) años, contados a partir de la fecha del último asiento contable del año, pudiendo ser esta conservación física u optando por cualquier medio técnico, magnético o electrónico que garantice su reproducción exacta. Artículo 28 Ley 962 de 2005.

Es importante tener en cuenta que en materia tributaria son hechos irregulares en la contabilidad no llevar los libros en caso de tener la obligación, no exhibir los libros cuando las autoridades tributaras lo exigen, llevar doble contabilidad, no llevar los libros de contabilidad para verificar las bases y factores de liquidación de impuestos y retenciones y cuando en la contabilidad existan cuatro (4) meses de atraso. Artículo 653 del Estatuto Tributario.

La conservación de la información contable desde el punto de vista de tributario, no debe ser menor a 5 años, contados a partir del 1 de enero del siguiente año. Artículo 632 del estatuto tributario.
Adicionalmente, es necesario tener presente que para el manejo de la información contable , es indispensable establecer el volumen de información generada en las transacciones diarias dado que conforme al mismo, las necesidades de personas, las técnicas y tecnológicas pueden variar, tal es el caso del personas involucradas en el manejo y emisión de reportes donde el factor clave será su idoneidad, los espacios físicos o virtual para el archivo y conservación de la información, el software que soporta los registros, la cronología de la información y otros aspectos que pueden ser requeridos como, facturación electrónica, operaciones de cambios internacionales por importación o exportación de bienes y servicios, dado que en cualquier momento, los usuario de la información financiera interna (Accionistas, empleados, Revisores Fiscales) o externos (DIAN, UGPP, Superintendencias, municipios, o por mandato judicial, entre otros), puede solicitar toda o parte de esta información para adelantar procesos de seguimiento y control.

La información contable conservada en debida forma junto a las conciliaciones de las diferencias permanentes o temporarias que pueden existir entre la base contable y la base fiscal, permitirá a los contribuyentes y responsables, que la contabilidad sea tenida en cuenta como prueba ante posibles alegatos respecto de requerimientos, glosas o cualquier otro acto judicial o extrajudicial de los usuarios de la información financiera y de entidades de control, vigilancia y fiscalización del estado, pero, ¿qué hay de quienes no tienen la obligación de llevar contabilidad en debida forma como se expresa en líneas anteriores?

Es importante recordad que tanto la DIAN como la UGPP, están en una constante verificación de la información que se reporta a través de la declaración de renta, de la información exógena y de la PILA, entre otros, por lo que nuestro consejo es conservar todo tipo de información que permita evidenciar las diferentes etapas o ciclos de las operaciones realizadas en el desarrollo de cualquier operación mercantil o no, tales como compra y venta de bienes y servicios o de honorarios por actividades especializadas, toda vez que, puede presentarse diferencias entre los diferentes actores que reportan información exógena a entidades del estado, la cual puede ser alegada con suficiencia si existen los documentos debidamente conservados y la contabilidad llevada de conformidad con las normas vigentes en Colombia.

El Corporate Compliance es un conjunto de procedimientos y buenas prácticas adoptados por las organizaciones para identificar y clasificar los riesgos operativos y legales a los que se enfrentan y establecer mecanismos internos de prevención, gestión, control y reacción frente a los mismos, por lo que SFAI Colombia hacemos del Complience, la regla de actuación de las organizaciones. Consulte nuestros servicios de tercerización de la contabilidad.

Comments