Los beneficios de las auditorías cumplimiento

Por: Diana Carolina Florez Serna
Consultora Jurídica
Email: dflorez@sfai.co

Las personas jurídicas se pueden constituir de diversas maneras, todas contempladas en la ley (Código de Comercio), por medio de documento privado o por escritura pública, dependiendo del modelo societario y, su posterior registro ante la Cámara de Comercio del domicilio social.

Las sociedades comienzan con un acuerdo de voluntades de los socios o accionistas, acuerdos estos que implican la adquisición de obligaciones y la obtención de derechos políticos y económicos por parte de los socios o accionistas.

Los accionistas en muchas ocasiones no están al tanto de todo lo que sucede al interior de la empresa, porque designan administradores quienes cada día celebran los acuerdos necesarios para desarrollar las actividades tendientes al objeto social de la empresa con proveedores, clientes, empleados y otros terceros, lo que implica la aplicación de criterios administrativos, jurídicos y tributarios, que algunas veces no estan al alcance de los administradores designados.

En el que hacer diario de las empresas, muchas veces se incurre en errores, algunos por desconocimiento de la ley, otros por falta de la gestión interna, bien sea documental, administrativa o práctica, por loque llegan las consecuencias de carácter legal como lo son: los requerimientos de la DIAN, de Industria y Comercio, las demandas laborales y, cualquier cantidad de contingencias a nivel interno o externo, que pueden derivar en un riesgo legal y reputacional que afecta la credibilidad ante empleados, clientes y proveedores, sin dejar a un lado, las entidades de control y vigilancia; por lo anterior, la imagen corporativa de una empresa se ve expuesta y, se convierte en sujeto de investigaciones e intervenciones por diferentes entes, por consecuencia de posibles malos manejos de archivo físico o digital, por contratos mal elaborados o con cláusulas no convenientes, por políticas internas -que son de vital importancia-, pero que en oportunidades no son aplicadas o no existen o son una copia de modelos que circulan por la red, pero nada ajustadas a la realidad de las necesidades de la empresa o, reglamentos internos de trabajo sin el cumplimiento de los requisitos de ley, entre otras situaciones.

Todo lo anterior se puede prever y, entonces, corresponde mostrar la importancia de las auditorías de cumplimiento, auditoría esta que permita el análisis de la situación actual en la que se encuentra la sociedad, de manera general e individualizada de sus procesos en los ámbitos comerciales, financieros, de operaciones, laborales y tributarios a fin de tomar una radiografía que muestre las debilidades a través de sus hallazgos y que permita transformar a la empresa de manera continua al conocer su realidad dinámica y prospectiva, fundamentada en la evidencia obtenida por los profesionales de auditoría legal.

La auditoría de cumplimiento, debe estar orientada al conocimiento y previsión integral en cumplimiento normativo y legal de la empresa, reconociendo el pasado para determinar las mejores decisiones a futuro y los posibles riesgos, esperando que las recomendaciones manifestadas se adopten para evitar o mitigar las posibles contingencias.

Muchas compañías consideran que cuentan con buenas prácticas corporativas, desconociendo las influencias internas y externas que la presión de las distintas variables del mercado le imprimen, estando quizá obnubiladas por situaciones tan simples como el manejo del archivo y la gestión documental, por lo que sus trámites internos se perciben inseguros o, no contar con soportes de sus actuaciones o decisiones que puedan ser vinculantes, situaciones que también pueden derivar en el conocimiento de información confidencial o de secretos comerciales.

Las gestiones administrativas, laborales, las cláusulas de confidencialidad, la falta de firma en documentos vinculantes para la empresa, los contratos mal elaborados, la ausencia de libros sociales o de contabilidad, el no incorporar políticas anti-corrupción y anti-fraude o políticas internas, la falta de concordancia en contratos que no concuerda con la realidad, más aun en el ámbito laboral, la oportunidad de respuestas a los requerimientos a las entidades públicas, todo este cúmulo de riesgos relevantes, se evidencian al momento de analizar la situación de una sociedad en un proceso de auditoría de cumplimiento, los que lastimosamente tiene consecuencias económicas que pudieran haber sido prevenidas o minimizadas, si el control al cumplimiento normativo y legal, hubiese sido sujeto de evaluaciones independientes por parte de un proceso periódico de auditoría legal.

El desarrollo de las nuevas tecnologías, la globalización y todas las novedades de los mercados, exigen un control multidisciplinario de las sociedades, de manera que, de no tomarse todas las previsiones, las situaciones no controladas pueden llevar a una empresa a la acumulación de riesgos no detectados a tiempo, por lo que el daño económico y reputacional, ¡estará hecho! y, la empresa deberá liquidarse.

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