Provisiones en los estados financieros
Por GUILLERMO GONZALEZ VARGAS Supervisor de auditoría.
Cuando efectuamos el cierre contable mensual, debemos tener en cuenta la presentación razonable de las cuentas de costos o gastos y en muchas ocasiones no tenemos todos los documentos que respaldan las transacciones de las operaciones que la empresa haya realizado o estén en proceso (obligaciones futuras), razón por la cual, debemos efectuar provisiones o estimar los pasivos (incluidas las prestaciones sociales, fiscales, intereses por obligaciones financieras, para mantenimientos y reparaciones o contingencias, entre otras) lo cual, contribuye a que la empresa pueda contar con los recursos financieros futuros para el cumplimiento de esas obligaciones.
No se debe confundir el término provisión con el de reserva, debido a que:
La provisión es el reconocimiento de una deuda u obligaciones y también enjuga una pérdida en los activos.
La reserva, la constituye la empresa como previsión de estabilización a futuro si se presentan dificultades económicas.
Provisión, como lo indica el diccionario manual de la Lengua Española Vox. © 2007 Larousse Editorial, S.L., tenemos que:
1. Acción que consiste en proporcionar a alguien lo necesario para un fin determinado: provisión de medicamentos.
2. Conjunto de cosas, especialmente alimentos o productos de primera necesidad, que se guardan o se reservan para un fin determinado. Nota: Normalmente en plural.
3. Reserva de dinero, útiles de mantenimiento u otras cosas para atender una necesidad determinada: provisión de herramientas.
4. Resolución o sentencia dictada por un juez o un tribunal.
Nos atañe solo la parte contable, razón por la que los pasivos estimados y provisiones deben ser técnicamente determinados, es decir, que estén soportados, que sea sobre obligaciones ciertas, pues en muchas ocasiones nos encontramos con estimaciones que se dejan por varios periodos sin su debida depuración y la respuesta de la gerencia es que es un \”colchón\” financiero para no afectar los resultados de futuros periodos, con lo cual, están afectando el resultado actual.
Pero no solo debemos presentar en los estados financieros pasivos estimados y provisiones para costos y gastos, también debemos realizar las correspondientes evaluaciones de los activos para determinar su deterioro, su incobrabilidad o posible pérdida en:
Inversiones – debemos evaluar su valor de mercado, cotización en bolsa.
Deudores – evaluar la recuperabilidad de las cuentas por cobrar y/o solvencia de los deudores.
Inventarios – estar muy pendientes de su obsolescencia, deterioro, baja rotación, pérdidas, entre otros.
Propiedad, Planta y equipos – evaluar su deterioro, obsolescencia, su uso, mantenimiento, entre otros.
Si en alguna de las evaluaciones que hagamos a los activos (incluido el avalúo técnico de los activos fijos), este valor llegare a ser inferior al valor neto en libros, que se determina incobrabilidad a los deudores, que el activo ya no esté en condiciones de utilización por nuevas tecnologías, etc., entonces debemos constituir provisiones sobre los mismos, lo que afectaría el resultado del periodo con incremento en los costos o gastos.
Se debe tener en cuenta que cuando la provisión se ha realizado en exceso, se debe revertir contra la cuenta de reintegro de provisiones, si es de periodos anteriores, caso contrario contra el cargo del periodo.
Al cierre contable mensual, también deben reconocerse provisiones de ingresos futuros como el caso de los intereses por inversiones o sus negociaciones con descuento.