Requisitos de gastos y deducciones

Por: Rodrigo García Ocampo
Socio – Director
Email: rgarcia@sfai.co

El Estatuto Tributario (E.T.), ha establecido cuando se entiende que una erogación hecha por el contribuyente puede ser objeto de deducción de las rentas obtenidos en el periodo gravable. Al respecto el artículo 107 de la norma establece:

«Son deducibles las expensas realizadas durante el año o período gravable en el desarrollo de cualquier actividad productora de renta, siempre que tengan relación de causalidad con las actividades productoras de renta y que sean necesarias y proporcionadas de acuerdo con cada actividad.»

Requisitos generales para procedencia de deducciones

La sección cuarta del Consejo de Estado, en sentencia 23851 del 11 de febrero de 2021, hace un resumen de los requisitos generales que deben cumplir las deducciones a la luz del artículo 107 del E.T., indicando que debe entenderse por:

(i) Relación de causalidad con la actividad productora de renta, todas las expensas realizadas por el contribuyente en desarrollo o ejecución de la actividad productora de renta en una situación de mercado,

(ii) Las expensas necesarias son aquellas que realiza razonablemente un contribuyente en una situación de mercado y que, real o potencialmente, permiten desarrollar, conservar o mejorar la actividad generadora de renta por lo que desestimas los expensas por lujos, de recreo o encaminadas a suplir la necesidad particular, mientras que,

(iii) La proporcionalidad, corresponde al aspecto cuantitativo de la expensa a la luz de un criterio comercial. La razonabilidad comercial de la magnitud del gasto se valora conforme a la situación económica del contribuyente y el entorno de mercado en el que desarrolla su actividad productora de renta. Con la sentencia, el Consejo de Estado, indica que la carga argumentativa de la prueba, estará a cargo del contribuyente para hacer valer como procedentes las erogaciones.

Soportes de costos y deducciones

En el impuesto a la renta, tanto para las personas jurídicas como para las naturales, los costos y deducciones deben estar soportados con documentos válidos, los que deben cumplir los requisitos que exige la norma, por lo que la factura es el documento por excelencia para soportar costos y deducciones.

El artículo 771-2 del E.T. señala los requisitos que debe tener una factura como mínimo para que sirvan como prueba de los costos y gastos, que son:

a. Identificación completa del vendedor

b. Identificación completa del adquiriente

c. Numeración consecutiva

d. Fecha de expedición

e. Descripción de los bienes o servicios adquiridos

f. Valor total de la operación, discriminando el impuesto cuando haya lugar

Estos requisitos son algo diferentes a las exigencias del artículo 617 ibidem, que establece los requisitos con las cuales un emisor de factura la debe emitir y, en este caso, tal como lo ha previsto el artículo 616-1 y sus reglamentarios, la factura de venta para aquellos obligados a facturar, se debe elaborar de manera electrónica cumpliendo los requisitos normativos para tal efecto.

Es de indicar que, el sistema de facturación por máquina registradora o POS, para quienes están obligados a expedir factura electrónica, tal es el caso de los almacenes de cadena, no son documentos válidos para el adquiriente en la deducción de costos y gastos en el impuesto de renta como tampoco lo son aceptados para el registro de impuestos recuperables por concepto del IVA.

Dichos tiquetes POS tuvieron la oportunidad de ser considerados documentos equivalentes a factura hasta el pasado 1° de noviembre de 2020, cuando entró en operación para todos los contribuyentes y responsables la obligación de expedir factura electrónica; así lo establece el artículo 1.6.1.4.26. del DUR Tributario, que indica: “Conforme con lo previsto en el parágrafo 4 del artículo 616-1 del Estatuto Tributario los documentos equivalentes generados por máquinas registradoras con sistema POS no otorgan derecho a impuestos descontables en el impuesto sobre las ventas -IVA, ni a costos y deducciones en el impuesto sobre la renta y complementarios para el adquiriente”.

Por otro lado, están aquellos proveedores de bienes y servicios no obligados a facturar. Entre ellos se encuentran de acuerdo con el artículo 1.6.1.4.3 del DUR Tributario, las entidades financieras y las cooperativas por sus operaciones financieras, cuyo documento equivalente a factura por costos o gastos de intereses, comisiones u otros conceptos financieros, serán los que figuren en el extracto respectivo.

Sin embargo, dentro de los no obligados a facturar existe un grupo importante de personas naturales y jurídicas, que, si bien no están obligados a facturar, sus adquirientes (compradores) de bienes y servicios, obligados a llevar contabilidad y hacer valer como costos o deducciones tales compras, están en la obligación de expedir de manera interna un nuevo documento denominado «Documento soporte en adquisiciones efectuadas a no obligados a facturar», el que es exigible desde el 1°de agosto de 2021 de manera electrónica.

Este documento está considerado en el artículo 1.6.1.4.12 del DUR, que en su primer inciso señala: «Documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente. De conformidad con lo establecido en el artículo 771-2 del Estatuto Tributario, cuando se realicen transacciones con sujetos no obligados a expedir factura de venta y/o documento equivalente, el documento soporte que pruebe la respectiva transacción que da lugar a costos, deducciones, o impuestos descontables, deberá cumplir los siguientes requisitos y condiciones, y ser generado de forma física por parte del adquiriente del bien y/o servicio, salvo cuando se trate de importación de bienes:

1. Estar denominado expresamente como documento soporte en adquisiciones efectuadas a no obligados a facturar.

2. Tener la fecha de la operación que debe corresponder a la fecha de generación del documento.

3. Contener los apellidos y nombre o razón social y Número de Identificación Tri­butaria (NIT) del vendedor o de quien presta el servicio. Tratándose de contratos suscritos con los no residentes fiscales en Colombia no inscritos en el Registro Único Tributario RUT, el requisito del Número de Identificación Tributaria NIT, se entenderá cumplido con la identificación otorgada en el país de origen del no residente.

4. Contener los apellidos y nombre o razón social y Número de Identificación Tri­butaria (NIT) del adquiriente de los bienes y/o servicios.

5. Llevar el número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de documento soporte incluyendo el número, rango y vigencia autorizado por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN).
(…)
6. Tener la descripción específica del bien y/o del servicio prestado.

7. Detallar el valor total de la operación.

Cuando el adquiriente sea facturador electrónico el documento de que trata el presente artículo deberá generarse en forma electrónica atendiendo las condiciones, términos, mecanismos técnicos y tecnológicos que para el efecto establezca la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) (…)».

De acuerdo con las normas vigentes, no están obligados a expedir factura o documento equivalente, fuera las entidades financieras y cooperativas (artículo 1.6.1.4.3 del DUR), los siguientes:

1. Las personas naturales de que tratan los parágrafos 3 y 5 del artículo 437 del Estatuto Tributario, siempre que cumplan la totalidad de las condiciones establecidas en la citada disposición, como no responsable del impuesto sobre las ventas – IVA. (antiguo régimen simplificado en IVA).

2. Las personas naturales de que trata el artículo 512-13 del Estatuto Tributario, siempre y cuando cumplan la totalidad de las condiciones establecidas en la citada disposición, para ser no responsables del impuesto nacional al consumo (Antiguo régimen simplificado de Impoconsumo).

3. Las empresas constituidas como personas jurídicas o naturales que presten el servicio de transporte público urbano o metropolitano de pasajeros, en relación con estas actividades. Es de advertir que no incluye el servicio transporte intermunicipal, quienes están obligados a expedir factura o documento equivalente (tiquete).

4. Las personas naturales vinculadas por una relación laboral o legal y reglamentaria y los pensionados, en relación en con los ingresos que se deriven estas actividades.

5. Las personas naturales que únicamente vendan bienes excluidos o presten servicios no gravados con el impuesto sobre las – IVA, que hubieren obtenido ingresos brutos totales provenientes de estas actividades en el año anterior o en el año en curso inferiores a tres mil quinientas (3.500) Unidades Valor Tributario – UVT. Dentro de los ingresos brutos, no se incluyen los derivados de una relación laboral o y reglamentaria, pensiones, ni ganancia ocasional.

6. Los prestadores de servicios desde el exterior sin residencia fiscal en Colombia por la prestación de los servicios electrónicos o digitales.

En virtud de la evolución que ha tenido las normas relativas al control de operaciones de manera electrónica por parte de la DIAN, en curso del año 2021, no se podrán llevar como costos o gastos o como IVA descontables operaciones de compras amparadas en tiquetes POS, sin contar con la respectiva factura electrónica, al igual que, las compras a no responsables de IVA o de Impoconsumo, de venderos de bienes o servicios excluidos del IVA y, los servicios prestados desde el exterior por proveedores sin residencia en el país, los que deben estar amparadas con el documentos de elaboración interna denominado «Documento soporte en adquisiciones efectuadas a no obligados a facturar» que requiere de transmisión electrónica a la DIAN desde el pasado 1° de agosto de 2021, para que sean admitidas como deducciones.

Así las cosas, se hace necesario que las Compañías adopten los controles necesarios que permitan que sus compras de bienes y servicios a estos grupos de potenciales proveedores, cumplan con los requisitos enunciados.

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