10 Claves para capitalizar la información de su empresa
Julián Zuluaga, director para Colombia de Lagash Systems, empresa especializada en servicios de consultoría y estrategia en tecnologías de información, pionera en Colombia en la implementación de soluciones de búsqueda empresarial, brinda algunas claves para capitalizar la información que genera su empresa, optimizando el recurso interno y agilizando el
proceso de toma de decisiones:
1. Centralice la información y no la deje aislada: generalmente los empleados almacenan la información en diferentes lugares (computadores, file server, USD, intranet, etc.) y luego cuando necesitan buscarla no la pueden encontrar, o bien, encuentran información desactualizada e irrelevante.
Al centralizar la información todos sus empleados sabrán que hay un único lugar donde pueden buscar y siempre tendrán las últimas versiones de los documentos.
2. Haga fácil la búsqueda de su información: una vez que esté centralizada debe proveerles a los empleados una forma sencilla e intuitiva de búsqueda.
Las soluciones de búsqueda empresarial inteligente, implementadas por Lagash Systems, permiten a los empleados encontrar toda la información que la empresa posee, sin necesidad de saber el punto exacto dónde se almacena y convirtiéndola en un activo de la compañía.
Por ejemplo, cada día la mayoría de los empleados genera nueva información: desde escribir un plan de negocios y enviar un correo electrónico, hasta informar sobre una visita a un cliente. Si esta información no puede ser encontrada y utilizada por otros empleados, se traduce en tiempo desperdiciado. Lo que permite una solución como ésta es evitar que ese tipo de cosas sucedan.
3. Defina los niveles de seguridad de su información: existen ciertos documentos a los que solo puede acceder un determinado grupo de personas, de ahí que sea recomendable clasificar la información que se va a compartir y determinar los perfiles de quienes podrán acceder a ella: mandos altos, mandos medios, logística, entre otros.
4. Notifique a sus empleados: los empleados deben tener conocimiento de que poseen una herramienta de búsqueda dentro de la empresa. Compartir el proyecto y hacerlo parte de la cultura organizacional es clave para alcanzar los objetivos propuestos.
5. Implemente un portal de colaboración: en este portal los empleados podrán expresar sus dudas o consultas en un ambiente colaborativo que les permitirá responderse unos a otros. Esto funciona muy bien en empresas con sedes en diferentes ciudades o países.
6. Inicie con un equipo pequeño o un departamento: es muy fácil sentirse perdido ante la cantidad de conocimiento e información que puede existir en su empresa. Por eso, es aconsejable iniciar con un grupo o departamento pequeño y luego crecer hacia el resto de la organización.
7. Permita que las personas se sientan cómodas compartiendo información y que este proceso sea sencillo: el reto de las empresas es promover el conocimiento compartido. Apoye procesos de participación y ayude a que la información fluya hacia todas las áreas de la compañía. Entre más personas participen de forma activa, más éxito tendrá su proyecto y más productivo será.
8. Habilitar el acceso a la información de acuerdo con las preferencias y necesidades de cada persona: cuando el empleado tiene acceso rápido a la información de su interés, se logra optimizar el tiempo que, de otra forma, se gastaría tratando de encontrar y filtrar el contenido en otros archivos. Minimizar el tiempo de búsqueda se traduce en una mayor efectividad de los procesos.
9. Integre la estrategia de generación de conocimiento con el negocio: Permita que el conocimiento y el valor de la información evolucione con las necesidades del negocio.
10. El conocimiento tiene que ser entregado donde se toman las decisiones de alto valor: la información y el conocimiento es algo que necesita toda la empresa, sin embargo es importante que los altos directivos sean quienes promuevan estas buenas prácticas dentro de la compañía, para generar mayor respaldo y aceptación.