Cobro y endoso de facturas electrónicas: ¿Qué se debe tener en cuenta para que no sea un dolor de cabeza?

Héctor García
Director del observatorio de Gobierno y TIC de la Universidad Javeriana

La transición de la facturación física a la electrónica no ha sido un proceso sencillo ni inmediato. Ha requerido de cambios legislativos, adaptación tecnológica y una mentalidad abierta por parte de las empresas para adoptar nuevas prácticas.

Desde la expedición de la Ley 527 de 1999, que sentó las bases para el comercio electrónico en Colombia, hasta la implementación de normativas más específicas como el Decreto 2242 de 2015 y la Resolución 000085 de 2022, se ha recorrido un largo camino.

La facturación electrónica ha revolucionado la manera en que las empresas colombianas gestionan sus transacciones comerciales.

Este avance no solo mejora la eficiencia administrativa, sino que también ofrece una mayor transparencia y seguridad en las operaciones financieras.

Sin embargo, esta transición del papel al formato digital no ha estado exenta de inconvenientes y dudas que, muchas veces, dificultan la gestión, trazabilidad y cobro de las facturas electrónicas, por lo cual a continuación se verán los principales puntos a tener en cuenta para poder mitigar riesgos legales en el marco de la facturación electrónica.

Aclarando conceptos

Precisiones necesarias en torno a la factura y el nacimiento de la factura electrónica

Una factura es un documento comercial que detalla la transacción de bienes o servicios entre un vendedor y un comprador.

Este documento incluye información esencial como la descripción de los productos o servicios, cantidades, precios, fecha de emisión y condiciones de pago.

Las facturas sirven como prueba de una transacción comercial y son fundamentales para la contabilidad y el cumplimiento tributario.

En Colombia, las facturas no solo representan una obligación fiscal, sino que también pueden convertirse en títulos valores negociables, lo que les confiere una importancia crucial en el ámbito comercial.

Ahora bien, es importante distinguir entre la facturación POS (point of sale-punto de venta) que se emite en supermercados, restaurantes o tiendas de ropa, entre otros, y la factura de venta como soporte de una transacción comercial de venta de bienes o servicios, factura que tiene la connotación de ser un título valor, que se asemeja a una letra de cambio o un pagaré.

El primero es el documento equivalente físico emitido por máquina registradora con sistema POS, que ahora con la Resolución 000165 de 2023 se convierte en un documento POS electrónico (conectado con la DIAN) que sustituye al antiguo tiquete POS físico sobre el cual no tenía control directo la DIAN.

Este documento equivalente ahora es electrónico y debe entregarse al cliente bien sea impreso o por correo electrónico. Este documento equivalente no es susceptible de endoso.

Es importante precisar que quienes actualmente expiden documentos equivalentes a la factura electrónica de venta pueden tomar la decisión de facturar electrónicamente al 100 % y dejar de emitir documentos equivalentes.

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