Los objetivos y el control interno en las organizaciones

Por: Rodrigo García Ocampo
Socio – Director
Email: rgarcia@sfai.co

El control interno es un proceso que realizan el directorio, la gerencia y el personal de una organización, diseñado para proporcionar una seguridad razonable sobre el logro de objetivos relacionados con las operaciones, la información y el cumplimiento.

El control interno implica planificación, coordinación, métodos y medidas para proteger los activos, verificar la exactitud y confiabilidad de los datos, promover la eficiencia operativa y fomentar la adhesión a las directrices establecidas por la gerencia, por lo que, a través de este artículo se explora el cómo el control interno es herramienta fundamental para el logro de los objetivos en cualquier tipo y tamaño de organización, lo que en tiempos de incertidumbre, como en los actuales momentos, es de vital importancia.

Asegura el cumplimiento de las políticas y procedimientos establecidos

El control interno garantiza que las políticas y procedimientos establecidos se cumplan correctamente. Esto ayuda a la organización a evitar cualquier violación de políticas, procedimientos o leyes aplicables, lo que a su vez ayuda a mantener la integridad y reputación de la organización, esto lo hace el control interno a través de:

Documentación y comunicación: Una de las formas más importantes de asegurar el cumplimiento de las políticas y procedimientos es a través de la documentación y la comunicación clara y efectiva. Las políticas y procedimientos deben estar documentados por escrito y ser fácilmente accesibles para todos los empleados. Además, deben ser comunicados claramente a todos los empleados y reforzados regularmente.

Evaluación de riesgos: El control interno realiza una evaluación de riesgos para identificar los riesgos asociados con las políticas y procedimientos de la organización. Con base en esta evaluación, se desarrollan medidas de control para mitigar los riesgos.

Monitoreo y supervisión: El control interno supervisa y monitorea el cumplimiento de las políticas y procedimientos establecidos en la organización. Esto se logra a través de la revisión de informes, auditorías internas y externas, y otras actividades de supervisión.

Capacitación y formación: El control interno asegura que todos los empleados de la organización reciban capacitación y formación adecuadas en las políticas y procedimientos establecidos. Esto ayuda a garantizar que los empleados comprendan las políticas y procedimientos y estén en capacidad de cumplirlas.

Sanciones y consecuencias: El control interno también establece sanciones y consecuencias claras y justas para aquellos empleados que violen las políticas y procedimientos establecidos. Estas sanciones pueden incluir advertencias, suspensiones o incluso despidos, dependiendo de la gravedad de la infracción.

Identifica y mitiga riesgos

El control interno contribuye a identificar y mitigar los riesgos. Esto se logra a través de la evaluación regular de los riesgos, la identificación de los controles necesarios para mitigarlos y la implementación de los controles correspondientes los que deben probarse su efectividad con continuidad. La mitigación de los riesgos ayuda a la organización a evitar la pérdida de recursos, el daño a su reputación y a lograr sus objetivos, por lo que en los tiempos actuales, las empresas requieren identificar y mitigar riesgos debido a los siguientes factores:

Pandemia de COVID-19: La pandemia ha tenido un impacto significativo en las empresas de todo el mundo. Ha cambiado la forma en que las empresas operan y ha introducido nuevos riesgos en áreas como la salud y seguridad de los empleados, la interrupción de la cadena de suministro y la disminución de la demanda. Las empresas que no identifican y mitigar estos riesgos pueden enfrentar dificultades financieras y operativas significativas.

Cambios regulatorios y normativos: Las empresas también deben estar al tanto de los cambios regulatorios y normativos que pueden afectar sus operaciones. Estos cambios pueden incluir leyes y regulaciones nuevas o actualizadas, cambios en las políticas gubernamentales y cambios en las normas de la industria. Las empresas que no se adaptan a estos cambios pueden enfrentar sanciones financieras y legales, así como daños a su reputación.

Ciberseguridad: Los ciberataques son cada vez más comunes y sofisticados, y pueden causar graves daños a las empresas. Estos ataques pueden incluir la interrupción de los sistemas informáticos, el robo de información confidencial y el sabotaje. Las empresas que no identifican y mitigar los riesgos de ciberseguridad pueden enfrentar costos
significativos y daños a su reputación.

Cambio climático: El cambio climático también está generando nuevos riesgos para las empresas. Estos pueden incluir la interrupción de la cadena de suministro debido a eventos climáticos extremos, la implementación de regulaciones ambientales más estrictas y la necesidad de adoptar prácticas más sostenibles. Las empresas que no identifican y mitigar los riesgos relacionados con el cambio climático pueden enfrentar costos significativos y daños a su reputación.

Mejora la toma de decisiones

Los informes de control interno, que incluyen la evaluación de riesgos, el monitoreo de actividades y la identificación de controles, ayudan a los gerentes a tomar decisiones informadas y a implementar acciones correctivas. Algunas formas en que el control interno puede mejorar la toma de decisiones en una organización son:

Información más precisa y oportuna: El control interno asegura que la información financiera y operativa se recopile, procese y presente de manera precisa y oportuna. Al tener acceso a información confiable, los tomadores de decisiones pueden tomar decisiones más informadas y precisas.

Identificación temprana de problemas: El control interno ayuda a identificar problemas en las operaciones de la empresa antes de que se conviertan en problemas más grandes. Esto permite a los tomadores de decisiones abordar los problemas de manera oportuna, evitando daños mayores y costos asociados.

Evaluación de riesgos: El control interno también ayuda a evaluar los riesgos que enfrenta la empresa y a desarrollar estrategias para mitigarlos. Al tener en cuenta los riesgos en la toma de decisiones, los tomadores de decisiones pueden evitar o reducir los riesgos que enfrenta la empresa.

Cumplimiento normativo: El control interno ayuda a garantizar que la empresa cumpla con las regulaciones y leyes aplicables. Al cumplir con las normas, la empresa evita multas y sanciones financieras y legales, así como daños a su reputación.

Mejora de la eficiencia: El control interno también mejora la eficiencia de las operaciones de la empresa al identificar y eliminar procesos y actividades innecesarios y al implementar procesos más eficientes. Al tener operaciones más eficientes, los tomadores de decisiones pueden tomar decisiones más rápidas y económicas.

Identifica procesos y actividades que no generan valor

El control interno también promueve la eficiencia y eficacia en las operaciones de la organización. Esto se logra a través de la identificación de procesos y actividades que no agregan valor, tales como:

Procesos de aprobación excesivos: Si los procesos de aprobación son demasiado largos o involucran demasiadas personas, pueden generar retrasos y aumentar el costo de los proyectos. Identificar los procesos de aprobación excesivos y simplificarlos puede ahorrar tiempo y reducir los costos.

Trabajo manual repetitivo: Si una tarea manual se realiza repetidamente sin ningún valor agregado, puede ser automatizada o eliminada. Identificar estas tareas y utilizar herramientas de automatización o eliminación puede ahorrar tiempo y reducir errores.

Uso de herramientas ineficientes: Si una herramienta utilizada para una tarea específica es ineficiente o desactualizada, puede ser reemplazada por una herramienta más eficiente. Identificar las herramientas ineficientes y reemplazarlas puede mejorar la velocidad y precisión de las operaciones.

Exceso de reuniones: Si las reuniones son demasiado largas o involucran a demasiadas personas, pueden ser una pérdida de tiempo. Identificar las reuniones innecesarias o reducir su frecuencia puede ahorrar tiempo y aumentar la productividad.

Procesos manuales innecesarios: Si un proceso manual no es necesario o se puede automatizar, puede ser eliminado. Identificar estos procesos y reemplazarlos con herramientas automatizadas puede ahorrar tiempo y reducir errores.

Fomenta la transparencia y la responsabilidad

El control interno fomenta la transparencia y la responsabilidad en la organización. Esto se logra a través de la documentación adecuada de las actividades, el monitoreo de las operaciones y la implementación de controles adecuados. El control interno fomenta la transparencia al proporcionar resultados basados en evidencia, divulgar cómo, dónde y para qué se usan los recursos de la organización y asegurar el uso óptimo de los recursos por lo que fomenta la responsabilidad al hacer que, el directorio, la gerencia y el personal respondan por sus acciones y decisiones.

A manera de conclusión podemos indicar que, el control interno es un proceso que involucra a todos los miembros de una organización para prevenir riesgos, asegurar la exactitud y confiabilidad de la información, promover la eficiencia y el cumplimiento de las políticas y objetivos. El control interno también contribuye a crear, mejorar y proteger el valor de los interesados.

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