La auditoria interna en las PyMes

Por: Rodrigo García Ocampo
Socio – Director
Email: rgarcia@sfai.co

Como lo hemos venido indicando en nuestras entregas anteriores, la gobernanza, los riesgos y el control interno son aspectos fundamentales para el éxito y la sostenibilidad de las empresas, sin importar su tamaño, actividad o ubicación, en especial, en una región como América Latina la que a diario se ve impactada por las decisiones políticas adoptada por los gobiernos de turno, por las decisiones de las grandes potencias que afectan sustancialmente nuestros indicadores de inflación, devaluación, tasa de interés, costo de vida, junto a otros que, como la delincuencia organizada y el cambio climático, afectan el desarrollo de la actividad productiva (Boletín 295), por lo que se requiere, para preservación de nuestro tejido empresarial colombiano, representado en más del 90% en PyMes y, de este porcentaje, en más del 75% en micros, fortalecer al interior de este tejido, un conjunto de normas, principios y prácticas que regulan la organización, dirección y control de una empresa, cuyo objetivo es garantizar una gestión eficiente, transparente y responsable que proteja los intereses de los accionistas, empleados, clientes y demás grupos de interés y, al que llamamos Gobierno Corporativo, el que es especialmente importante en las PyMes, ya que estas suelen tener una estructura accionaria más concentrada y familiar, lo que puede generar conflictos de interés, falta de profesionalización y visión estratégica, y dificultades para acceder a fuentes de financiación externas.

La implantación de un proceso de Gobierno Corporativo en las PyMes puede aportar numerosos beneficios, como mejorar la reputación y la confianza de los stakeholders, aumentar la rentabilidad y el valor de la empresa, facilitar el crecimiento y la innovación, y reducir los riesgos legales y financieros.

Para implementar este Gobierno Corporativo, las PyMes deben adaptarse a su realidad y contexto, teniendo en cuenta sus limitaciones de recursos, tamaño y capacidad. Algunas medidas que pueden adoptar son: definir una misión, visión y valores claros y compartidos; establecer unos órganos de gobierno eficaces y representativos; separar las funciones de propiedad y gestión; fomentar la participación y el diálogo con los grupos de interés; adoptar criterios de transparencia, rendición de cuentas y responsabilidad social; y promover una cultura ética y de cumplimiento normativo.

La interacción entre el Gobierno Corporativo y la Auditoría Interna en las PyMes es fundamental para garantizar la transparencia, la rendición de cuentas, la calidad y la mejora continua de la organización. La Auditoría Interna contribuye al fortalecimiento del Gobierno Corporativo al ofrecer una visión crítica y constructiva sobre el cumplimiento de las normas, los objetivos y las estrategias de la empresa, así como al identificar las áreas de oportunidad y las mejoras a prácticas.

Asimismo, el Gobierno Corporativo respalda el rol y la independencia de la Auditoría Interna al establecer un marco ético y legal que orienta su actuación, al definir sus responsabilidades y alcance, al facilitar su acceso a la información y a los recursos necesarios, y al supervisar su desempeño y sus resultados.

La Auditoría Interna es una actividad que aporta valor y mejora las operaciones de una empresa, especialmente si se trata de una PyMe, al evaluar de forma objetiva e independiente los procesos, los controles y los riesgos de la organización, basando su actuación en normas internacionales de auditoría interna sobre la base del Gobierno Corporativo.

Beneficios de la Auditoría Interna y sus fundamentos

Entre los beneficios de contar con un departamento de auditoría interna en una PyMe se pueden mencionar los siguientes:

• Mejora la calidad y la eficiencia de los procesos, al detectar y corregir posibles errores, desviaciones o incumplimientos.

• Aumenta la confianza y la transparencia de la gestión, al demostrar que se siguen las mejores prácticas y se respeta la normativa aplicable.

• Facilita la obtención de certificaciones o acreditaciones externas, al cumplir con los requisitos exigidos por las entidades certificadoras o reguladoras.

• Potencia la innovación y la competitividad, al identificar oportunidades de mejora y proponer soluciones creativas y eficaces.

• Refuerza la cultura de control y prevención de riesgos, al fomentar el compromiso y la responsabilidad de todos los empleados con los objetivos de la organización.

Las funciones que debe realizar los departamento de Auditoría Interna basados en las mejores prácticas, dependen de la actividad y el tamaño de la empresa, pero en general se pueden agrupar en cuatro elementos:

• Planificación: consiste en elaborar un plan anual de auditoría interna, basado en un análisis de riesgos y en las prioridades estratégicas de la empresa.

• Ejecución: consiste en realizar las auditorías internas según el plan establecido, recopilando evidencias, entrevistando a los responsables y elaborando informes con los hallazgos y las recomendaciones.

• Seguimiento: consiste en verificar el grado de implantación y efectividad de las acciones correctivas o preventivas derivadas de las auditorías internas, así como comunicar los resultados a la dirección y a las partes interesadas.

• Asesoramiento: consiste en apoyar a la dirección y a los demás departamentos en la implantación y mejora de los sistemas de gestión, control y gobierno corporativo, así como en la resolución de consultas o dudas relacionadas con el desempeño organizacional.

Para llevar a cabo su trabajo, la Auditoría Interna, utiliza procedimientos para examinar y evaluar el funcionamiento del control interno de una PyMe, con el fin de proteger sus activos, minimizar sus riesgos, mejorar la eficacia de sus procesos y optimizar el negocio entre los que más comúnmente utilizados por los profesionales a la hora de planear el trabajo de auditoría, están:

• Planeación del programa de auditoría: consiste en establecer un calendario de auditorías, comunicarlo a todas las partes interesadas y obtener la aprobación de la alta dirección.

• Planeación del proceso: consiste en determinar los objetivos, el alcance, los criterios, los recursos y el plan de trabajo de cada auditoría.

• Ejecución de la auditoría: consiste en realizar las actividades de recolección y análisis de evidencia, mediante técnicas como entrevistas, observaciones, inspecciones, pruebas, cuestionarios, etc.

• Comunicación del informe de auditoría: consiste en elaborar y presentar un informe que contenga los hallazgos, las conclusiones, las recomendaciones y el plan de acción de la auditoría.

• Seguimiento y cierre: consiste en verificar la implementación y efectividad de las acciones correctivas y preventivas derivadas de la auditoría.

Los procedimientos de la Auditoría Interna en la era de Web 4.0, requieren de herramientas tecnológicas como uso de software, aplicaciones, dispositivos electrónicos, bases de datos, etc., que permiten automatizar, agilizar y mejorar la calidad de los procesos de auditoría. Algunas de las más destacadas son:

• Los sistemas de gestión de auditoría (GAS), que facilitan la planificación, ejecución y seguimiento de las auditorías, así como la generación de informes y recomendaciones.

• Los software de análisis de datos (DAS), que permiten extraer, transformar y analizar grandes volúmenes de información proveniente de diferentes fuentes, con el fin de identificar riesgos, anomalías, tendencias y oportunidades de mejora.

• Los sistemas de inteligencia artificial (AI), que aplican técnicas de aprendizaje automático, procesamiento del lenguaje natural y visión por computador, para realizar tareas complejas como la clasificación, predicción, reconocimiento y generación de textos e imágenes.

Estas herramientas tecnológicas han cobrado mayor relevancia luego del auge de la IA, que ha abierto nuevas posibilidades y desafíos para la Auditoría Interna. Por un lado, la IA puede ayudar a los auditores de PyMes a optimizar su trabajo, aumentar su eficiencia y calidad, y brindar un mayor valor agregado a la organización; pero, la IA también implica nuevos riesgos y responsabilidades para los auditores, que deben asegurarse de que los sistemas sean confiables, éticos y transparentes.

Para aprovechar las ventajas de la IA, las PyMes y sus unidades de Auditoría Interna, deben adoptar planes de gestión que se adapten a sus necesidades y objetivos. Estos planes deben incluir los siguientes aspectos:

– Definir el alcance y los objetivos de la implementación de la IA en los procesos de auditoría interna.

– Identificar las fuentes de datos internas y externas que se utilizarán para alimentar los sistemas de IA.

– Seleccionar las herramientas y soluciones de IA más adecuadas para cada proceso, teniendo en cuenta el costo, la funcionalidad, la escalabilidad y la seguridad.

– Capacitar al personal interno y externo en el uso y el mantenimiento de las herramientas de IA.

– Establecer indicadores y mecanismos de seguimiento y evaluación del impacto de la IA en los procesos de auditoría interna.

– Revisar y actualizar periódicamente los planes de gestión para incorporar las mejoras y novedades que surjan en el campo de la IA.

Entre las herramientas con mayor desempeño en las funciones de auditoría interna se encuentran las siguientes:

– Chatbots: son programas que simulan conversaciones humanas mediante texto o voz. Se pueden utilizar para resolver consultas y quejas de clientes, programar llamadas, priorizar clientes potenciales y segmentar audiencias.

– Machine learning: es una rama de la IA que permite a los sistemas aprender de los datos y mejorar su rendimiento sin necesidad de programación explícita. Se puede aplicar para analizar tendencias, detectar anomalías, predecir comportamientos y generar informes.

– Automatización: es el proceso de utilizar sistemas informáticos para realizar tareas repetitivas o rutinarias que normalmente requieren intervención humana. Se puede emplear para organizar archivos, crear formularios, gestionar agendas y optimizar recursos.

La AI para PyMes es una realidad que ofrece numerosas oportunidades para mejorar la gestión de la auditoría interna.

Las PyMes que sepan adaptarse e incorporar esta tecnología podrán obtener ventajas competitivas y diferenciarse en el mercado, por lo que, en SFAI Colombia, nuestros servicios de tercerización de procesos de Auditoría Interna a tono con el tamaño y la actividad empresarial, cuentan con nuestra Unidad de SFAI Tech, especializada en herramientas tecnológicas que contribuyan a las tareas de gestión y control que permitan potencializar, bajo esquemas simplificados la labor de Auditoría Interna. Déjenos conocer sus necesidades en www.sfai.co/contactenos o a través del WhatsApp +57 318 37 14 596.

Comments