Pagos al Exterior: Costos, Deducciones, e Implicaciones Tributarias

Rodrigo García Ocampo
CPA, MBA, MGE, MGR
Socio – Director
Email: rgarcia@sfai.co

En el contexto de la globalización, las empresas colombianas realizan cada vez más transacciones internacionales, incluyendo pagos a proveedores en el exterior.

Este artículo analiza los aspectos clave que deben considerar las empresas colombianas al realizar pagos al exterior, tanto para la adquisición de bienes y servicios consumidos fuera del país como para la contratación de servicios prestados desde el exterior y utilizados en Colombia.

Abordaremos las implicaciones fiscales, los requisitos de documentación y el régimen cambiario aplicable.

1. Tipos de Pagos al Exterior

Es importante distinguir entre dos tipos de pagos al exterior realizados por empresas colombianas:

• 1.1 Pagos en el Exterior: Comprenden los pagos por bienes o servicios adquiridos y consumidos fuera de Colombia.

Esto incluye gastos de empleados en misiones de trabajo (tiquetes aéreos, hoteles, alimentación, transporte local), así como la compra de bienes que se utilizarán en el exterior.

• 1.2 Pagos hacia el Exterior: Se refieren a los pagos por servicios prestados por proveedores no residentes en Colombia y que son utilizados en el país.

Ejemplos de esto son:

– Suscripciones a plataformas de software o servicios en línea para uso corporativo (ej. plataformas de capacitación, marketing digital).

– Servicios técnicos o de consultoría prestados de forma remota.

– Servicios de publicidad en línea.

2. Territorialidad de los Ingresos y su Impacto en la Tributación

El artículo 24 del Estatuto Tributario (E.T.) establece el principio de territorialidad para la tributación de los ingresos.

Son ingresos de fuente nacional aquellos provenientes de la venta de bienes y servicios en Colombia, incluso si el proveedor se encuentra en el exterior.

Es fundamental determinar si el servicio prestado desde el exterior se considera un ingreso de fuente nacional para el proveedor.

Si el servicio se utiliza en Colombia, generalmente se considera ingreso de fuente nacional y estará sujeto a retención en la fuente.

Sin embargo, existen excepciones, como los servicios de transporte internacional de carga, que se consideran prestados en el exterior.

Si el ingreso del proveedor no se considera de fuente nacional, no estará sujeto a tributación en Colombia y, por lo tanto, no se aplicará retención en la fuente.

3. Aspectos Fiscales de los Pagos al Exterior

3.1 Soportes de los Gastos

Para que los pagos al exterior sean considerados como costos o deducciones válidas para la empresa colombiana, la documentación soporte debe cumplir con los requisitos de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN):

• Identificación del adquiriente: Los soportes deben identificar claramente a la empresa colombiana como adquiriente del bien o servicio.

• Procedimientos según el tipo de gasto: Se deben seguir procedimientos específicos para gastos eventuales (como los viáticos de empleados y otros gastos por dependientes en misión en el exterior) y para suscripciones o servicios continuos.

• Documento soporte: En general, se requiere del documento soporte para todos los pagos al exterior, incluyendo aquellos realizados con tarjeta de crédito o efectivo en el exterior.

Este documento debe cumplir con los requisitos establecidos en las normas tributarias, en especial, el Decreto 358 de 2020.

La excepción a esta regla es la importación de mercancías, donde la factura comercial es suficiente.

Es de recordar que, para la procedencia de costos, deducciones e impuestos descontables el artículo 771-2 del E.T., establece la necesidad de que el adquiriente debe poseer la factura electrónica de venta o documento equivalente con el lleno de los requisitos establecidos en los artículo 615, 616-1, 617 y 618 del E.T., mientras que el inciso 3 de la norma, indica que cuando no exista la obligación de expedir factura o documento equivalente, el documento que pruebe la respectiva transacción que da lugar a costos, deducciones o impuestos descontables, debe cumplir los requisitos mínimos que el Gobierno Nacional establezca, inciso este que fue reglamentado por el artículo 1° del Decreto 358 de 2020, norma esta que dio origen para que la DIAN mediante Resolución 00167 de 2021 reglamentara las condiciones, términos, recursos técnicos y tecnológicos para la generación, transmisión y validación del denominado Documento Soporte en Adquisición Efectuada a Sujetos No Obligados a Expedir Factura de Venta o Documento Equivalente de manera electrónica.

Información del proveedor: En el caso de servicios prestados desde el exterior por proveedores no residentes, se debe contar con la identificación del proveedor en su país de origen.

3.2 Retención en la Fuente

Los pagos al exterior que constituyen renta de fuente nacional para el beneficiario están sujetos a retención en la fuente a título de renta y de IVA.

El procedimiento general es el siguiente:

1. Determinar si el pago está sujeto a retención:

– Renta: Verificar si el servicio se considera prestado en Colombia según el artículo 24 del E.T.

– IVA: Si el servicio está gravado con IVA en Colombia, se debe retener el 100% del IVA teórico (artículo 437-2 del E.T.).

2. Aplicar las tarifas de retención:

– Renta: La tarifa de retención a título de renta varía según el tipo de servicio (artículo 408 del E.T.). Algunas tarifas comunes son:

• 20% para servicios técnicos, regalías, comisiones, asistencia técnica.

• 15% para intereses y arrendamientos financieros.

De otra parte es importante indicar que, si Colombia tiene firmado con el país donde se perfecciona la operación un convenio de doble imposición, tal es el caso de España, Canadá, México, entre otros, la operación debe ser objeto de estudio de cara al convenio antes de proceder con la retención en la fuente a título de renta.

– IVA: Se retiene el 100% del IVA.

3. Elaborar y presentar el Documento Soporte de Pago al Exterior:

• Generar el documento soporte electrónicamente a través del sistema de la DIAN.

• Transmitir el documento a la DIAN para su validación.

• Conservar el documento soporte validado.

4. Declarar y Consignar las retenciones:

– Incluir las retenciones en el Formulario 350 y pagarlas mediante el Formulario 490.

– El IVA retenido puede ser tratado como descontable, sujeto a las normas generales del IVA.

3.3 Régimen Cambiario

Los pagos al exterior están sujetos al régimen cambiario colombiano.

Si el pago se realiza mediante giro, se debe canalizar la operación a través de un intermediario cambiario autorizado (banco u otra entidad financiera) y cumplir con los requisitos de documentación y límites establecidos por el Banco de la República.

En caso, de que de el pago se haga a través de una cuenta de compensación, la transacción deberá, de igual manera, estar debidamente documentada con las respectivas declaraciones de cambio.

Si los pagos se realizan a través de tarjetas de crédito expedidas en Colombia, la entidad emisora de la tarjeta de crédito deberá reportar la operación de su cliente en los términos establecidos en la Circular Reglamentaria DCIP-83 del Banco de la República.

4. Consideraciones Finales

Las empresas colombianas que realizan pagos al exterior deben mantenerse actualizadas sobre la normativa tributaria y cambiaria aplicable.

Documentar correctamente las operaciones, determinar la retención en la fuente, cumplir con el régimen cambiario y buscar asesoría profesional son aspectos cruciales para evitar contingencias y sanciones por lo que este artículo proporciona información general sobre los pagos al exterior.

Es fundamental consultar la normativa vigente para analizar cada caso particular.

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