Sistema Empresarial Integrado de Gestión (SIG): Una Necesidad Imperante

Por: Rodrigo García Ocampo
CPA, MBA, MGE, MGR
Socio – Director
Email: rgarcia@sfai.co

Las últimas tres décadas han sido testigos de una transformación radical en los entornos empresariales.

La globalización, la digitalización y la creciente conciencia sobre la sostenibilidad han redefinido las reglas del juego.

La reciente pandemia de COVID-19 ha acelerado aún más estos cambios, obligando a las organizaciones a adaptarse o perecer.

En este contexto, la adopción de un Sistema Empresarial Integrado de Gestión (SIG) se ha convertido en una necesidad imperante para las empresas que buscan sobrevivir y prosperar en el siglo XXI.

Un SIG no es simplemente una colección de sistemas de gestión, sino un enfoque holístico que permite a las organizaciones gestionar de forma integrada sus procesos, riesgos y oportunidades.

Al alinear los objetivos estratégicos, operativos y de cumplimiento, el SIG proporciona una base sólida para la toma de decisiones informadas y la mejora continua.

¿Qué es un SIG y qué diferencias existen con un Sistema de Gestión Empresarial?

Un Sistema Empresarial Integrado de Gestión (SIG) es un marco de trabajo que unifica diferentes sistemas de gestión (calidad, medio ambiente, seguridad y salud en el trabajo, etc.) en un único sistema coherente.

La principal diferencia con un sistema de gestión empresarial tradicional radica en su enfoque holístico: en lugar de gestionar cada área de forma aislada, el SIG busca sinergias y optimización entre los diferentes procesos, mejorando la eficiencia y reduciendo costos.

¿Para qué sirve un SIG y cómo contribuyen las normas ISO a este sistema?

Un SIG sirve a las organizaciones para:

Mejorar la eficiencia: Al eliminar redundancias y optimizar procesos.

Reducir costos: A través de una mejor gestión de recursos.

Aumentar la satisfacción del cliente: Asegurando la calidad de productos y servicios.

Cumplir con la legislación: Facilitando la adaptación a los requisitos legales.

Mejorar la imagen de la empresa: Demostrando compromiso con la calidad, el medio ambiente y la seguridad.

Las normas ISO (Organización Internacional de Normalización) proporcionan un marco de referencia para el diseño e implementación de un SIG, ofreciendo directrices y mejores prácticas reconocidas internacionalmente.

¿Qué ventajas y desventajas tiene un SIG frente a un sistema de gestión empresarial normal?

Los beneficios y sus desventajas en la implementación de un SIG pueden resumirse de la siguiente manera:

Ventajas:

Mayor eficiencia y reducción de costos: Al eliminar duplicidades y optimizar procesos.

Mejora continua: El enfoque holístico del SIG promueve la identificación y resolución de problemas de manera sistemática.

Mayor competitividad: El cumplimiento de normas ISO puede abrir puertas a nuevos mercados y clientes.

Mejor imagen de la empresa: Demostrando compromiso con la calidad, el medio ambiente y la seguridad.

Desventajas:

Costo inicial de implementación: Puede ser elevado, especialmente para pymes, si aún no se cuenta con sistema de gestión.

Complejidad: La integración de diferentes sistemas puede ser un desafío.

Resistencia al cambio: Requiere un cambio cultural en la organización.

¿Qué sistemas de gestión pueden formar parte del SIG?

Puede hacer parte del SIG de conformidad con las necesidades empresariales, los siguientes:

• Sistema de Gestión de Calidad (SGC): Basado en la norma ISO 9001, se centra en asegurar la satisfacción del cliente a través de la mejora continua de procesos y productos.

• Sistema de Gestión Ambiental (SGA): Basado en la norma ISO 14001, busca minimizar el impacto ambiental de las operaciones de la empresa.

• Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SGSST): Basado en la norma ISO 45001, tiene como objetivo prevenir lesiones y enfermedades laborales, promoviendo un ambiente de trabajo seguro y saludable.

• Sistema de Gestión de Riesgos: Basado en la norma ISO 31000, este sistema es fundamental para identificar, evaluar y gestionar los riesgos que pueden afectar el logro de los objetivos de la organización.

• Sistema de Gestión Antisoborno: Basado en la norma ISO 37001, este sistema ayuda a las organizaciones a prevenir, detectar y abordar el soborno.

• Sistema de Gestión de la Información: Este sistema se enfoca en garantizar la disponibilidad, integridad y confidencialidad de la información, y puede ser clave para el funcionamiento eficiente de otros sistemas dentro del SIG.

• Sistema de Gestión de Procesos: Este sistema busca optimizar los procesos de la organización para mejorar la eficiencia y la eficacia.

• Sistema de Gestión de Control Interno: Este sistema busca asegurar el cumplimiento de los objetivos de la organización a través de la evaluación y mejora continua de los controles internos.

• Sistema de Gestión Documental: Este sistema permite organizar, almacenar y recuperar de forma eficiente la documentación generada por los diferentes sistemas de gestión del SIG.

• Sistema de Continuidad del Negocio: Este sistema busca garantizar la continuidad de las operaciones críticas de la organización en caso de interrupciones o desastres.

• Otros sistemas: Dependiendo de las necesidades de la empresa, se pueden integrar otros sistemas como gestión de energía (ISO 50001), seguridad de la información (ISO 27001), responsabilidad social (ISO 26000), entre otros o, las empresas pueden enfocarse en los principales sistema de gestión que contribuyan a maximizar el valor empresarial.

Es importante destacar que algunos de estos sistemas, como el de gestión de riesgos, el de gestión de la información, el de gestión de procesos y el de control interno, pueden considerarse parte integral del SIG, ya que son fundamentales para su correcto funcionamiento.

Otros, como el de gestión documental y el de continuidad del negocio, son herramientas o sistemas de apoyo que facilitan la implementación y gestión del SIG.

¿Cómo pueden las empresas implementar un SIG y qué recursos humanos, técnicos y económicos requiere?

La implementación de un SIG sugiere seguir de manera general los siguientes pasos:

Diagnóstico: Evaluar la situación actual de la empresa y definir objetivos.

Planificación: Diseñar el SIG, asignar responsabilidades y establecer un cronograma.

Implementación: Poner en marcha el SIG, capacitar al personal y realizar auditorías internas.

Certificación: (Opcional) Obtener la certificación de una entidad acreditada para demostrar el cumplimiento de las normas ISO.

Los recursos comprometidos en la implementación de un SIG, se puede indicar los siguientes:

Humanos: Un equipo multidisciplinario liderado por un responsable del SIG.

Técnicos: Software de gestión, herramientas de análisis y documentación.

Económicos: Costos de consultoría, capacitación, auditorías y certificación (si se desea).

¿Qué herramientas existen en el mercado y cuánto tiempo puede tardar una empresa de mediano tamaño en implementar SIG?

Existen diversas herramientas de software que facilitan la implementación y gestión de un SIG, como pueden ser algunas de ellas las que se indican a continuación, sin que exista una aplicación que pueda servir para integrar en un solo software todo los requerimientos de SIG y a despensa de la que cada empresa desea implementar para potencializar su valor, así:

• Software de gestión documental

• Software de gestión de procesos

• Software de gestión de auditorías

• Software de gestión de riesgos

El tiempo de implementación varía según el tamaño y complejidad de la empresa, así como el alcance del SIG.

Para una empresa de mediano tamaño, la implementación completa puede tardar entre 6 meses y un año.

Sin embargo, es posible implementar partes del SIG de forma gradual, obteniendo beneficios a corto plazo.

La implementación de un SIG es un camino que requiere consideración del más alto nivel empresarial, pero los beneficios a largo plazo son innegables.

En un mundo cada vez más complejo y competitivo, el SIG se erige como una herramienta indispensable para las organizaciones que aspiran a la excelencia empresarial.

Al adoptar un enfoque integrado de la gestión, las empresas pueden mejorar su eficiencia, reducir costos, aumentar la satisfacción del cliente, cumplir con la legislación y mejorar su imagen corporativa.

En definitiva, el SIG es una inversión estratégica que puede marcar la diferencia entre el éxito y el fracaso en el cambiante panorama empresarial actual.

La implementación exitosa de un SIG requiere un profundo conocimiento de las mejores prácticas y normas internacionales, así como una comprensión clara de los desafíos y oportunidades específicos de cada organización.

En SFAI Colombia, estamos comprometidos con el éxito de nuestros clientes.

Contamos con un equipo de expertos en consultoría empresarial, respaldado por una red global de más de 12.000 profesionales en más de 300 oficinas alrededor del mundo, que pueden guiar a su empresa en cada etapa del proceso de implementación de un Sistema Empresarial Integrado de Gestión, desde el diagnóstico inicial hasta la certificación final.

Permítanos ayudarle a construir un futuro más sostenible y próspero para su organización a través de la adopción de un enfoque integrado de la gestión.

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